1. Oggetto

La presente procedura (di seguito, anche la “Policy”), che attiene ai sistemi interni di segnalazione delle violazioni, è stata predisposta da CrowdFundMe S.p.a. (di seguito, anche la “Società”) in conformità a quanto previsto dagli artt. 4 undecies e duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e s.m.i. (il “TUF”), nonché dall’art. 20 bis del Regolamento Consob adottato con delibera n. 18592 del 26 giugno 2013 e s.m.i. (il “Regolamento”).

In particolare, la presente Policy è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano o possano costituire una violazione o induzione a una violazione di leggi e regolamenti, principi di controllo interno, policy e norme aziendali di CrowdFundMe S.p.a., e/o che possano causare un danno di qualunque tipo alla stessa società, oltre che ai clienti, soci, partner, terzi e, più in generale, alla collettività (di seguito, anche la “Segnalazione”).

I principi di cui alla presente Policy non pregiudicano né limitano in alcuna maniera gli obblighi di denuncia alle Autorità Giudiziaria, di Vigilanza o regolamentari competenti.

In conformità alla normativa vigente, la presente Policy è stata approvata dall’organo di amministrazione di CrowdFundMe S.p.a. ed è stata definita in linea con il principio di proporzionalità.

2. Destinatari

Destinatari della presente Policy (di seguito, anche i “Destinatari” e/o “Segnalanti”) sono:

  • i componenti degli organi sociali e i dipendenti della Società;
  • i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder della Società (di seguito, anche i “Terzi”).

3. Le segnalazioni

I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente Policy segnalando senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi.

Le Segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima.

La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati.

È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante:

  • una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
  • data e luogo in cui l’evento è accaduto;
  • nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;
  • nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
  • riferimento ad eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

Alla luce di quanto previsto dalla normativa di riferimento, il Segnalante ha inoltre l’obbligo di dichiarare se ha un interesse privato collegato alla Segnalazione.

Il soggetto preposto alla ricezione e all’esame della Segnalazione è Carlo Alberto Valentini.

La Segnalazione dovrà essere inviata secondo le seguenti modalità:

  • e-mail, all’indirizzo di posta elettronica: whistleblowing@crowdfundme.it con accesso limitato a Carlo Valentini;
  • lettera cartacea a CrowdFundMe S.p.a., Via Legnano 28, 20121 – Milano, all’attenzione di Carlo Valentini.

Resta inteso che in sede di verifica sulla fondatezza della Segnalazione ricevuta, chiunque l’abbia effettuata potrà essere contattato per la richiesta di ulteriori informazioni che risultassero necessarie.

4. Riservatezza e divieto di ritorsione

La Società, nell’incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del Segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata.

Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante e del segnalato, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione.

La Società si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato Segnalazioni in conformità alla presente Policy, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al Segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato.

Resta inteso che la Società potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, abbia effettuato Segnalazioni false, infondate o opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella Segnalazione.

5. Attività di verifica sulla fondatezza della segnalazione

Le attività di verifica circa la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione sono di competenza di Carlo Alberto Valentini, cui è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza nei confronti di tutti i soggetti coinvolti.

Nel corso delle verifiche, Carlo Alberto Valentini potrà avvalersi, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta e il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e – laddove possibile – l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione.

All’esito della fase di verifica, Carlo Alberto Valentini predisporrà una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse, al fine di definire gli eventuali piani di intervento da implementare e le azioni da avviare a tutela della Società.

Nell’ipotesi in cui il Segnalante risultasse corresponsabile per gli atti o i fatti oggetto della propria Segnalazione, la Società garantirà allo stesso un trattamento privilegiato rispetto agli altri corresponsabili, compatibilmente con la gravità degli atti e dei fatti segnalati nonché con la disciplina applicabile.

Qualora invece, a conclusione delle analisi svolte, dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni.

In ogni caso, come previsto dalla normativa vigente, il Segnalante e il soggetto segnalato saranno informati sugli sviluppi nella trattazione della Segnalazione, nonché sulle conclusioni della relativa indagine.

In particolare:

  • il Segnalante verrà informato secondo le medesime modalità dallo stesso utilizzate per l’invio della Segnalazione, salvo sua diversa indicazione;
  • il soggetto segnalato sarà informato a mezzo email inviata/e dall’indirizzo di posta elettronica whistleblowing@crowdfundme.it.

6. Trattamento dei dati personali

La Società informa che i dati personali dei Segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle Segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dalle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e limitati a quelli strettamente necessari per verificare la fondatezza della Segnalazione e per la gestione della stessa. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato da Carlo Alberto Valentini, in qualità di Titolare del trattamento, ai soli fini di dare esecuzione alle procedure stabilite nella presente Policy e, dunque, per la corretta gestione delle Segnalazioni ricevute, oltre che per l’adempimento di obblighi di legge o regolamentari nel pieno rispetto della riservatezza, dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati.

I dati personali contenuti nelle Segnalazioni potranno essere comunicati agli organi sociali della Società così come all’Autorità Giudiziaria, ai fini dell’attivazione delle procedure necessarie a garantire, in conseguenza della Segnalazione, idonea tutela giudiziaria e/o disciplinare nei confronti del/i soggetto/i segnalato/i, laddove dagli elementi raccolti e dagli accertamenti effettuati emerga la fondatezza delle circostanze inizialmente segnalate. In taluni casi, i dati potranno altresì essere comunicati a soggetti esterni specializzati come descritto nel punto 5.

Nel corso delle attività volte a verificare la fondatezza della Segnalazione saranno adottate tutte le misure necessarie a proteggere i dati dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita e dalla divulgazione non autorizzata. Inoltre, i documenti relativi alla Segnalazione saranno conservati, sia in formato cartaceo che elettronico, per un periodo non superiore a quanto necessario per la corretta finalizzazione delle procedure stabilite nella presente Policy.